• Heb je tijd en zin om te helpen de trainingen tijdens Corona in goede banen te leiden? Geef je dan op via corona@fcdebilt.nl

  • Openingstijden FC De Bilt SHOP

    Ivm Corona voorlopig gesloten!

  • Aan alle leden van FC de Bilt.

    Zoals besloten tijdens de ALV van donderdag 28 november vindt er op 23 januari as een ingelaste ALV plaats. Dit besluit, inclusief overige behandelde punten, zijn na te lezen in de notulen die we onder dit bericht verstrekken.

    De ALV start om 20:00 uur in het clubhuis. Op de agenda staan de volgende punten:
    1. Decharge huidige bestuur.
    2. Aanstelling nieuw bestuur.
    3. Rondvraag.

    Voor vragen en opmerkingen kan contact worden opgenomen via nieuwbestuur@fcdebilt.nl

    Graag tot de 23-ste!

    _____

    NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING FC DE BILT

    Donderdag 28 november 2019
    Aanwezig: 67 leden

    1. Opening

    De voorzitter, Rob Florie, opent de vergadering en heet alle aanwezige van harte welkom. Bedankt het bestuur voor hun bijdrage dit jaar. Er wordt stilgestaan bij het overlijden Ron van Arnhem en andere clubleden die ons zijn ontvallen, wordt er een minuut stilte in acht genomen ter nagedachtenis.

    1. Ingekomen stukken

    Voorstel Herman Broring om de vastgestelde agenda aan te passen ivm het aftreden van het huidige bestuur. Hij leest daartoe een brief voor aan het bestuur en de aanwezige leden.

    Zijn voorstel mbt de agenda:

    Als eerste de punten 1 t/m 3 en vervolgens 5 t/m 8 en het 1e gedeelte van punt 9. Deze punten zijn namelijk de verantwoordelijkheid van het zittende bestuur.

    Dan punt 12 bestuurssamenstelling.

    Het voorstel van Herman is dat we in deze vergadering geen bestuursverkiezing houden maar volstaan met het instellen van een commissie die de weg moeten plaveien tot een nieuw bestuur.

    Kandidaten voor een nieuw bestuur kunnen zich bij deze commissie aanmelden tot 15 december 2019 en worden begeleid door deze commissie om deze taak op zich te nemen. Uiteraard zal het zittende bestuur ook zijn samenwerking hieraan geven voor een goede overdracht.

    De commissie zal dan hopelijk samen met de kandidaten een voorstel tot bestuursbenoeming kunnen doen in een nieuwe Algemene Ledenvergadering die op 23 Januari 2020 wordt gehouden.

    Het 1e punt in die vergadering zal de bestuursverkiezing zijn van een nieuw bestuur.

    Dit nieuwe bestuur kan dan ook de punten die vandaag niet behandeld worden op de agenda zetten voor zover deze nog door het nieuwe bestuur worden gewenst. Wellicht heeft het nieuwe bestuur andere ideeën over o.a. de punten: rookbeleid, contributieverhoging of selectietoeslag. De begroting 2020-2021 wordt ook door een nieuw bestuur behandeld.

    Het rookbeleid gaat dus niet in per 1-1-2020.

    Als laatste van deze vergadering worden dan nog de punten 13, 14 en 15 uitgevoerd.

    Ik hoop dat u allen dit voorstel wilt steunen en daarmee over ca 2 maanden een vergadering te hebben met een nieuw bestuur en de voornemens van dat bestuur.

    Mijn vraag aan de vergadering:

    Wie gaan er akkoord met het voorstel dat ik net heb gedaan, samenvattend:

    1. Eerst het behandelen van de punten 1 t/m 3, vervolgens 5 t/m 8 en het 1e gedeelte van punt 9.
    2. Het instellen van een commissie voor het vormen van een nieuw bestuur.
    3. De punten 13, 14 en 15.
    4. Het vaststellen van een volgende ALV op 23 Januari 2020.

    Alle voorstellen worden unaniem aangenomen

    Vervolgens verzoekt Herman het bestuur, namens de ALV, te handelen conform dit voorstel.

    Er zijn wel of niet afmeldingen geweest ( mij niet bekend )

    1. Notulen van de vorige vergadering

    De notulen van de ALV op 15 November 2018 zijn goedgekeurd.

    Er wordt een schaduwplanning gedraaid om te kijken wat het gevolg is als er een veld wordt afgestoten. Dit heeft deels plaats gevonden en dit had te maken met dat veld 3 lange tijd niet gebruikt kon worden vanwege de Familie Das. Daar zijn we ook door de gemeente voor gecompenseerd. Indien we veld 3 definitief zouden afstoten heeft dit vooral gevolgen dat wedstrijden later gepland moet gaan worden. Wat uiteindelijk weer invloed heeft op langere openingstijden kantine ( inzet vrijwilligers )

    Notulen vorige vergaderingen zijn vastgesteld.

    1. Jaarverslag over het seizoen 2018-2019

    Tijdens de vergadering nemen we zeer kort het jaarverslag door. Dit gebeurt met goedkeuring van de vergadering. Dit is wenselijk zodat we meer tijd overhouden voor de resterende agenda. Inmiddels is er wel weer een commissie Sportiviteit en Respect geïnstalleerd, daar zijn we als bestuur en vereniging uiteraard heel blij mee. Marc Schuurman wordt bedankt voor zijn inbreng & inzet qua social media

    1. Financieel Jaarverslag van de penningmeester over het seizoen 2018-2019

    De penningmeester Ad van Amerongen geeft de toelichting. De penningmeester geeft ook een waarschuwing aan de vereniging gezien verschillende factoren waaronder o.a terugloopleden aantal , energie kosten die flink uit de pas lopen er voor zorgen dat FC De Bilt in zwaar verkeerd. Het is wel goed om te benoemen dat de omzet in de kantine is gestegen  en de voorgenomen bezuiniging op salaris kosten voor dit jaar zijn gerealiseerd De penningmeester geeft uitleg over het liquiditeitsprobleem van de club dat al jaren niet op te lossen is. Dit bemoeilijk het bestuur in de uitvoering van haar taken.

    De noodzaak om met een groep betrokken leden samen te komen om plannen uit te voeren is zeer groot. Er zijn ideeën voldoende om geld te genereren geeft de secretaris aan maar het ontbreekt aan mensenkracht. Namens de vergadering wordt er een compliment gemaakt voor het inzichtelijk maken van de financiële situatie en de ook zeer heldere en transparante uitleg. Compliment voor de penningmeester dhr Ad van Amerongen. Gezien de financiële situatie en de mogelijke ernstige gevolgen voor de vereniging melden de volgende personen zich aan om te helpen om het tij te keren. Dit zijn Dhr Nico B. en Robin van A.

    1. Kascontrole Cie.

    Dhr H. Bröring meldt namens de kascontrole cie. dat zij de boekhouding hebben gecontroleerd en dat alles in orde is bevonden. Een compliment aan het beleid van de penningmeester.

    De ALV verleent de penningmeester decharge over het jaar 2018-2019

    1. Verkiezing kascommissie voor het seizoen 2017-2018:

    Dhr. Ton Elders, Dhr Ronald Groen stellen zich wederom beschikbaar. Daar Dhr Broring zich niet verkiesbaar zijn er met toestemming van de ALV Anneke Bast en Saskia Koudijs ( reserve lid ) verkozen tot leden van de kas commissie

    Wij danken in het bijzonder Dhr Herman Broring voor zijn inzet in de kascommissie de afgelopen jaren. Ook worden de heren Ton Elders en Ron Groen bedankt voor de bijdrage.

    1. Begroting -2020 -2021

    Deze is niet besproken, en zal waarschijnlijk op de komende extra ALV besproken dienen te worden. 

    1. Bestuurssamenstelling:

    Vanwege het opstappen van het gehele bestuur is besloten om dit agenda punt anders te bespreken. In overleg met de aanwezige tijdens de ALV is besloten om een commissie van wijze mannen aan te stellen die op zoek gaan naar een nieuw bestuur. Deze commissie zal bestaan uit de volgende personen:
    Herman Broring, Rob vd Spek, Martin van Veelen, Dirk Catoen, Guido Klomp.

    Werkwijze is om te proberen dat leden zich verkiesbaar kunnen stellen voor een bestuursfunctie voor 15 december. Kandidaat stelleng is wenselijk voorafgaande aan de extra ingelaste ALV op 23 januari 2020.

    Daarnaast is het bestuur gevraagd om tot aan de ALV van 23 januari 2020 aan te blijven, hierop is door het bestuur positief gereageerd. Het huidige bestuur heeft aangegeven dat ze nog tot eind januari 2020 willen aanblijven gezien het feit dat er geen meldingen gemaakt zijn aan het bestuur van kandidaten en er nu geen opvolging is. Het huidige bestuur zal als interim bestuur verder gaan en lopende zaken afhandelen maar geen controversiële besluiten nemen of (financiële)besluiten die ver in de toekomst reiken.

    De ALV stemt hier mee in.

    De volgende functies zijn vacant binnen het Dagelijks bestuur: Voorzitter ,Secretaris, Penningmeester.

    Voor de ondersteunende commissies zijn de volgende vacatures vacant:
    Facilitair (vacature)
    Senioren (vacature)

    Dhr Catoen mist in de notulen wie er wel of niet aftredend zijn, graag hiermee duidelijkheid over. Het antwoord van de secretaris is dat het schema van aftreden bij de notulen en agenda stukken is verspreid. Verder vindt Dhr Catoen het belangrijk dat het nieuw te vormen bestuur uitgebreid wordt met meerdere bestuursleden. Hierop is gereageerd vanuit het bestuur dat deze werkwijze en samenstelling is gekozen door de leden van FC De Bilt. Deze werkwijze en samenstelling is gemaakt bij het maken van een nieuw beleidsplan voor FC De Bilt. Uiteraard is dit ook goedgekeurd in een ALV waarbij de leden de gelegenheid hadden het nieuwe beleidsplan wel of niet goed te keuren.

    1. Eventueel door de leden of bestuur op de agenda te plaatsen punten.

    Het tenue van onze dames & meiden is ingebracht als agenda punt.
    Het verzoek aan de vergadering was om voortaan onze meiden & dames te laten voetballen in rode broekjes ipv witte broekjes. Afspraak is hierover gemaakt en is ook goedgekeurd door de aanwezige leden. Per ingang seizoen 2020-2021 spelen alle meiden & dames in rood broekje. Dit broekje dient wel van het huidige kleding merk te zijn “Macron” Indien dit niet gebeurt heeft dit ver gaande consequenties voor FC De Bilt ( dit vanwege sponsor afspraken ) Uiteraard is dit ook besproken met de KNVB en is daar dispensatie voor verleend.

    1. Rondvraag
      Koos v T: Koos was in de veronderstelling dat de agenda punten die genoemd waren in de agenda die verstuurd was aan het einde vd vergadering als nog aanbod zouden komen. Nu blijkt dit niet te gebeuren, vindt dit wel vreemd en een gemiste kans. Dit betrof de volgende onderwerpen: Contributie verhoging, Selectie toeslag, en Rookbeleid. Deze onderwerpen komen op de volgende ALV.
      Dirk Catoen: Vraagt waarom er geen prijzenlijst meer hangt in de kantine! Deze zal zsm weer opgehangen worden( actie voorzitter )
      Dirk Catoen: vraagt zich af waarom er gekozen is om een professioneel bedrijf in de arm genomen is om een deel van het clubhuis schoon te maken. Dit gezien de financiële situatie.
      Dit is gedaan om de kwaliteit van schoonmaken aanzienlijk te verbeteren.
    2. Vraag

    Laurens Weber: Wie bepaald dat er op zaterdag de muziek zo hard staat? Je kan elkaar soms bijna niet verstaan! En dat is dan vooral wanneer er een zanger is!
    Antwoord voorzitter: ik denk dat je met elkaar bepaald wat wel of niet acceptabel is en maak dit dan vooral ook bespreekbaar.

    1. Bröring dankt het bestuur voor hun inzet.
    2. Sluiting

    De secretaris bedankt de aanwezige leden voor hun inbreng en biedt allen, namens de vereniging een drankje aan.

    Notulist: Rob Florie
    (Namens de secretaris)